INDONESIATREN.COM - Pemerintah Kota atau Pemkot Sukabumi melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Dispusipda) tengah berbenah dalam melakukan alih media arsip dari konvensional ke digital. Namun sebelum itu, proses sosialisasi dan penguatan SDM perlu disiapkan terlebih dahulu.
Selain itu, Pemkot Sukabumi juga menerbitkan pedoman kerasipan di Perda Nomor 5 Tahun 2015 tentang Penyelanggaran Kearsipan Daerah. Regulasi tersebut yang selama ini mengatur tata kelola arsip daerah.
Penjabat Wali Kota Sukabumi, Kusmana Hartadji mengatakan, sesuai amanah Undang-Undang tentang alih media arsip dari konvensional ke digital, maka hal ini harus terus dilakukan. Untuk mendukung kegiatan tersebut diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memadai.
Baca juga: Gerakan Pangan Murah di Kota Sukabumi, Upaya Stabilkan Harga dan Pasokan
"Aturan tentang alih media arsip sudah ada dasar aturannya. Ini menjadi pedoman teknis alih media arsip ke digital. Pemerintah Kota Sukabumi sudah melakukan pengalihan media arsip secara elektronik atau digital,” ujar Kusmana, Minggu, 19 November 2023.
Lanjutnya, disebutkan juga bahwa alih tata kelola arsip dari konvensional ke digital bertujuan agar arsip yang telah dikonversi ke digital dapat mudah diakses ketika dibutuhkan. Selain itu, arsip digital saat dikelola dengan baik akan lebih aman.
Kusmana juga menyebutkan konversi arsip dari kertas ke elektronik telah diujicobakan oleh Dispusip di sejumlah kecamatan. Sejauh ini tidak ditemui kendala berarti.
“Uji coba konversi arsip dari kertas ke elektronik menunjukkan keseriusan Pemerintah Kota Sukabumi dalam menangani urusan bidang kearsipan,” tambahnya.
Baca juga: Deklarasi Damai, Pemerintah Kota Sukabumi Alokasikan Hibah 40 Persen untuk Pemilu 2024
Masih menurut Kusmana, hasil penilaian pengawasan arsip eksternal, alih media arsip ke digital oleh Bidang Arsip Kota Sukabumi telah mendapatkan nilai 84,39 dengan kategori A. Nilai ini mengalami kenaikan dari tahun sebelumnya yang hanya memperoleh kategori B.
"Hasil ini merupakan usaha kita semua. Dan untuk tahun ini, mudah-mudahan hasil penilaian pengawasan eksternal terus menjadi lebih baik,” bebernya.
Selain itu, menurutnya, upaya alih media arsip dari kertas ke elektronik memiliki banyak manfaat, misalnya arsip yang disimpan dalam bentuk digital lebih tahan lama dan lebih mudah diakses daripada arsip yang disimpan dalam bentuk konvensional. Hal ini karena arsip digital tidak rentan terhadap kerusakan fisik, seperti air, api, atau rayap.
"Alih media arsip dapat memudahkan proses pengelolaan arsip, seperti penyimpanan, pencarian, dan pengiriman. Arsip digital dapat disimpan dalam jumlah besar dengan ruang yang lebih kecil daripada arsip konvensional. Selain itu, arsip digital dapat dicari dengan lebih cepat dan mudah menggunakan perangkat lunak pencarian," pungkasnya.
Sementara itu, Kepala Dispusipda Kota Sukabumi, Galih Marelia Anggraeni menyebutkan jumlah dokumen yang telah dikonversi ke arsip digital selama proses uji coba di tiga kecamatan telah mencapai 3.247 berkas.
"Alih media arsip dari konvensional ke digital merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan, terutama dalam era digitalisasi saat ini," singkatnya.
